24. nov 2020

[:en]Handbook for volunteers[:no]Frivillighåndbok[:]

[:en]Thank you so much for volunteering at the Christmas Market in Trondheim!

Welcome to the digital Volunteer Handbook. Here you will find practical and important information about volunteering at the Christmas Market. If you have any questions that you can’t find the answer to here, please contact us at frivillig@julemarkedet-trondheim.no.

 

Useful links

The instructions for the different groups is found here:

Contact information

Role Name Phone (+47)
Volunteer manager Thekla Nyberg 997 85 659
Volunteer coordinator Ingrun Bakk Schanke 986 52 382
Arena leaders:
            Project manager Torstein Høe 922 73 177
(hotline)
            Exhibition manager Sarah Føreland
            Production assistant Arena Eirik Brevik
Lavvo manager Kristian Simonsen 930 39 370

* UPDATE 14.12.2021 – INFECTION CONTROL MEASURES *

Face masks should be worn by everyone in the entire arena when you can not keep at least one metres distance to others, but we encourage you to use face masks all the time. If you don’t have your own face mask, you will get this at the Festival Base or in the Lavvo. Red reusable masks are handed in for cleaning at the end of your shift. Those who can not wear face masks for medical reasons will get a badge stating this to wear on your vests. This is to avoid questions or comments from others.

Dinner Sunday will not be served at the Festival Base. Instead, all wo are working that day will get a food coupon for the Lavvo and may eat dinner there. This also applies to those who are working in the Lavvo Saturday (Bonfire guards and hosts). Food coupons will be handed out by Thekla and Ingrun.

All who wear yellow vests (outside group, bonfire guards and hosts at the Festival Base) will get their own vest to use for the remainder of their shifts. The vest is handed in for cleaning after your last shift.

All cultural events are cancelled, except troubadours in Lavvo.

Always maintain a good hand hygiene, and always wash/sanitize hands before touching food at the festival base.

We must limit the number of volunteers and staff present at the arena to avoid overcrowding and the spread of infection in the event of an outbreak. There is not a lot of room at the Festival base, so we ask that you only go there when you are on duty. If you want to go to the Lavvo on your free time, you must sit at a table like other guests.

 

THE LAVVO

The Lavvo will close at 19:00 for the remainder of the period.

Entrance from west and exit through east have already been implemented but will be practiced strictly from now on. A volunteer from the outdoor group will stand guard outside the exit to inform guests that the entrance is on the other side of the Lavvo.

The number of tables will be reduced, and some are moved to ensure we maintain a sufficient distance between guests. There is room for four people at one table, but people in the same household may sit closer if they want. Authorized guards keep track of the number of guests in the Lavvo and are responsible for table placement.

All guests are asked to register for any infection tracking. This is done using the QR-codes at the tables.

PRACTICAL INFO

Festival base: This year’s festival base is in Hornemansgården in Kongens gate 7. The festival base will be open for the volunteers on duty at the Christmas market every day. Here, you can take a break, get the Christmas spirit, get to know new people and eat a meal. Private possessions, clothes and bags can be left at the festival base, or in the lavvo if you have shifts there.

Dining: The early shift can go to the volunteer base and provide themselves with a simple lunch. Early shifts eat dinner after the end of the shift. The late shifts eat dinner before they start on duty or by agreement. The dinner is served in Horneman Café until 15:30.
NOTE! On Sundays the dinner will be served at the Festival base from 15:00.

Lost and found: First, we bring it to the information booth outside Trondheim Torg, but things are eventually transported to the festival base and placed in a separate lost & found box.

Smoking: Smoking is not allowed in the Christmas market area. If you want to smoke while on duty, you must take off your uniform.

Alcohol and drugs: It is not allowed to consume alcohol or drugs while on duty. If you are seen consuming alcohol or drugs, you must leave your shift.

Clothing:
Hosts in the lavvo: Wear an apron and sweater with the Christmas market logo during your shift. These are picked up and delivered in the wardrobe in the lavvo.

Other shifts: Wear the yellow vest over normal clothes. Dress for the weather, and whether you are going to be indoors or outdoors.

Benefits: As a thank you for being a volunteer you will all receive the following benefits:

  • Food and drinks when you are on duty
  • Being a part of the drawing of the Christmas calendar all the days of the market
  • 1 food coupon for a free meal in the lavvo that you can enjoy when you have a day off
  • Discount at a selection from the menu in the lavvo all through the market (detailed list TBA)
  • Drinking bottle
  • Thermocup
  • Invitation to dinner with everyone after the Christmas market.
  • Those who work more than 4 periods will get a nice surprise from us
  • A written job certificate (of you ask for it)

Discounts in the Lavvo

As a volunteer you get a discount when you order at the register in the bar (not with the QR code!). -Show your name badge and say you are a volunteer to get the discount.

Discounted prices:

Waffle                                                               25,-
Hot chocolate                                                  25,-
Coffee                                                                0,-
Julebrus (christmas soda) Røros                 35,-
Beer 0,4                                                             60,-
Non-alcoholic Gluhwein                                 25,-
Porridge                                                             40,-
Reindeerburger                                                95,-
Fishburger                                                         95,-
Veganburger                                                      70,-
Sausage Bratwurst, Wild garlic, Reindeer   50,-
Grilled sausage                                                   30,-

 

MAP OF THE ARENA

Arenakart

 

SAFETY

Everyone is always responsible for:

  • Maintaining a tidy arena so that an evacuation can be carried out quickly.
  • Never throw matches, cigarettes or ashes and the like in trash cans.
  • Electric stoves, coffee makers, etc. must be used in accordance with the instructions for use and switched off / disconnected after use.
  • Escape routes should never be blocked. This means that fixed or loose parts must never be placed that could prevent or complicate an evacuation. A single chair can in an emergency be a real obstacle to the flow of people and cause damage in a panic. The zipper at the bottom of the escape routes in the lavvo must not freeze in the ice.
  • Lamps and floodlights must have sufficient space in relation to the heat generation and fire hazard they entail. Lighting and sound equipment requires a lot of power. Electrical systems and equipment start about 40% of fires in Norway.
  • Extinguishing equipment must not be blocked.
  • Familiarize yourself with maps of the outdoor area and in the lavvo. Remember to report all matters of importance to the arena manager.

 

IF AN ACCIDENT OCCURS

Fire

  • Fire extinguishers are located in all exhibition stalls.
  • Please note where these are located in advance. See arena map.
  • Fire blankets: Minimum 3 pieces in the lavvo and 1 piece at the arena manager.
  • A first aid kit is available in the lavvo and at the festival base.

 

EVACUATION

The arena manager has overall responsibility for evacuation in the event of a fire. In the event of an evacuation, you should, to the best of your ability, be helpful so that the public can get to safety safely and even leave the area. Be sure to be aware of escape routes in the lavvoes before you go on duty.

See map of fire extinguishers, fire blankets and escape routes.

 

 

FIRST AID

In case of emergency / crisis – always remember:

  • Think – make up your mind about the situation
  • Take control of the situation and secure the scene
  • Get an assistant(s)
  • Make room for the patient(s)
  • Provide lifesaving first aid if necessary
  • Notify arena leader, festival director or nearest group leader
  • Continue work at the scene of the accident until help arrives

 

YOUR BEHAVIOR IS IMPORTANT

  • Act calmly
  • Introduce yourself
  • If possible, bring the patient to a quiet place
  • Be understanding
  • Never leave the patient alone
  • There are first aid kits at the festival base, and in the café lavvo

[:no]Tusen takk for at du vil være med som frivillig på Julemarkedet i Trondheim!

Velkommen til den digitale Frivillighåndboka. Her finner du praktisk og viktig informasjon om det å være frivillig på Julemarkedet. Dersom du har spørsmål du ikke finner svaret på her er det bare å ta kontakt på frivillig@julemarkedet-trondheim.no.

Nyttige linker

Instruksene for de ulike arbeidsgruppene finner du her:

 

Rolle Navn Telefon
Frivilligansvarlig Thekla Nyberg 997 85 659
Frivilligkoordinator Ingrun Bakk Schanke 986 52 382
Arenaledere:
            Prosjektleder Torstein Høe 922 73 177
(vakttelefon)
            Utstilleransvarlig Sarah Føreland
            Produksjonsassistent Arena Eirik Brevik
Ansvarlig Lavvoen Kristian Simonsen 930 39 370

* OPPDATERING 14.12.2021 – SMITTEVERNTILTAK *

Munnbindpåbud gjelder for alle på hele arenaen når man ikke kan holde minst en meters avstand, men vi oppfordrer dere til å alltid ha munnbind på. Hvis du ikke har munnbind selv, har vi dette tilgjengelig på Festivalbasen og i Lavvoen. Røde flergangsmunnbind leveres inn på slutten av vakta for vasking. De som har medisinsk unntak fra å bruke munnbind får et skilt de kan ha på vesten som forklarer dette for å unngå spørsmål og kommentarer fra andre.

Middag på søndag blir ikke servert på Festivalbasen, men alle får i stedet en matbong til Lavvoen slik at de kan spise der. Dette gjelder også for de som er på jobb i Lavvoen lørdag (bålvakter og verter). Matbongene deles ut av Thekla eller Ingrun.

Alle som bruker gule vester (utegruppa, bålvakter og verter på festivalbasen) vil få utdelt én vest som de skal bruke resten av perioden. Denne leveres inn etter din siste vakt og sendes deretter til vask.

Alle kulturarrangement er avlyst, med unntak av trubadurene i Lavvoen.

Hold generelt god håndhygiene, og vask/sprit alltid hender før du forsyner deg av mat på basen.

Vi må begrense antall frivillige og stab som er til stede på arenaen for å unngå trengsel og smittespredning ved et eventuelt utbrudd. Det er trangt på Festivalbasen, og vi ber derfor om at dere bare oppholder dere der når dere er på vakt. Dersom du ønsker å være i Lavvoen når du har fri må du sitte ved et bord på lik linje med andre gjester.

 

LAVVOEN

Lavvoen stenger kl. 19:00 hver dag resten av perioden.

Inngang fra vest og utgang i øst er allerede i gang, men vil praktiseres strengt framover. En frivillig fra utegruppa vil stå vakt foran utgangen og informere gjester om at inngangen er på den andre siden av Lavvoen.

Antall bord vil reduseres og noen vil flyttes slik at vi opprettholder tilstrekkelig avstand. I utgangspunktet er det plass til fire personer på ett bord, men personer i samme husstand/tilsvarende nære kan sitte tettere hvis de vil. Autoriserte vakter holder oversikt over antall gjester i Lavvoen og tar ansvar for bordplassering.

Alle gjester blir bedt om å registrere seg for eventuell smittesporing. Dette gjøres ved bruk av QR-kode på bordene.

 

PRAKTSK INFO

Festivalbase: Årets festivalbase er i Hornemansgården, inngang i bakgården fra Presidentveita. Lokalet vil være åpent alle dager frivillige har vakter på̊ Julemarkedet. Her kan du ta pause, få julestemning, bli kjent med nye mennesker og spise måltid. Private klær, sekker og verdisaker kan lagres i garderobe på festivalbasen, eller i lavvoen hvis du har vakt der.

Bespisning: Tidligvakta kan gå til frivilligbase og forsyne seg med enkel lunsj. Tidligvakt spiser middag etter endt vakt. Senvakta spiser middag før de starter på̊ vakt eller etter nærmere avtale. Middagen serveres i Horneman Café fram til kl. 15:30.
OBS! På søndager serveres middagen på Festivalbasen fra kl. 15:00.

Hittegods: Bringes i første runde til infoboden utenfor Trondheim Torg, men fraktes etter hvert til festivalbasen og legges i en egen hittegodseske.

Røyking: Det er ikke tillatt med røyking på̊ Julemarkedets område. Skal man røyke mens man er på vakt, må man ta av uniform.

Alkohol og andre rusmidler: Det er ikke tillatt å nyte alkohol eller andre rusmidler på vakt. Dersom du blir sett mens du nyter alkohol eller andre rusmidler, må du gå fra vakt.

Bekledning:
Vertskap i lavvoen: Bruk forkle og genser med Julemarkedets logo under vakten. Disse hentes og leveres i garderoben i lavvoen.

Øvrige vakter: Bruk gul vest over vanlige klær. Kle deg etter været og om du skal være inne eller ute.

Rabatter i Lavvoen
Som frivillig får du rabatt ved bestilling i kassen i baren (ikke med QR-kode!). Vis frem navneskiltet ditt og si at du er frivillig for å få rabatten.

Rabatterte priser:

Vaffel                                                             25,-
Varm sjokolade                                             25,-
Kaffe                                                              0,-
Julebrus Røros                                               35,-
Pils 0,4                                                           60,-
Gløgg Uten alkohol                                       25,-
Grøt                                                                40,-
Reinsdyrburger                                              95,-
Fiskeburger                                                    95,-
Veganburger                                                  70,-
Pølser Bratwurst, Ramsløk, Reinsdyr           50,-
Grillpølse                                                       30,-

 

Goder:
Som en hjertelig takk for innsatsen får alle frivillige følgende goder:

  • Mat og drikke på vakt
  • Trekning av gavekalender hver dag (kun én premie per dag)
  • 1 matbong på et gratis måltid du kan nyte i lavvoen en kveld du har fri
  • Gode priser på et utvalg av mat og drikke i lavvoen gjennom hele perioden
  • Drikkeflaske
  • Termokopp
  • De som jobber 4 vakter eller mer får en ekstra overraskelse
  • Avslutningsmiddag i januar
  • Attest (ved forespørsel)

 

ARENAKART

Arenakart

 

SIKKERHET

Alle har til enhver tid ansvar for:

  • Holde generell god orden slik at en evakuering kan gjennomføres raskt.
  • Aldri kaste fyrstikker, sigaretter eller aske og lignende i søppelspann.
  • Elektriske ovner, kaffetraktere m.m. må̊ anvendes i samsvar med bruksanvisning og slås av/frakobles etter bruk.
  • Rømningsveier skal aldri blokkeres. Dette innebærer at det aldri skal plasseres faste eller løse deler som kan hindre eller vanskeliggjøre en evakuering. En enkelt stol kan i en nødsituasjon være et reelt hinder for flyt i menneskestrømmen og forårsake skader ved panikk. Glidelåsen nederst på̊ rømningsveiene i lavvoen må̊ ikke fryse fast i isen.
  • Lamper og lyskastere skal ha tilstrekkelig rom med tanke på den varmeutvikling og brannfare disse medfører. Lys- og lydutstyr krever mye strøm. Elektriske anlegg og utstyr starter ca. 40% av brannene i Norge.
  • Slukkeutstyr må̊ ikke blokkeres.
  • Gjør deg kjent med kart over uteområdet og i lavvoen. Husk å rapportere alle forhold av betydning til arenaleder.

Det er profesjonelle vektere ved inngang og utgang i lavvoen og ved Bondens Marked.

 

DERSOM ULYKKEN ER UTE

Brann

  • Brannslukningsapparat finnes i alle utstillerbodene.
  • Sørg for å merke deg hvor disse befinner seg på̊ forhånd. Se også̊ avmerking på̊ brannkartet.
  • Branntepper: Minimum 3 stk. i lavvoen og 1 stk. hos arenaleder.
  • Førstehjelpsskrin er tilgjengelig i lavvoen og på̊ festivalbasen.

 

EVAKUERING

Arenaleder har overordnet ansvar for evakuering dersom det skulle oppstå̊ brann. Ved en evakuering skal du etter din beste evne være behjelpelig så publikum kommer seg trygt i sikkerhet og selv også̊ forlate området. Sørg for å gjøre deg oppmerksom på rømningsveier i lavvoene før du går på vakt.

Se kart over brannslukningsapparat, branntepper og rømningsveier.

 

 

FØRSTEHJELP

Ved nød/krise – husk alltid:

  • Tenk – gjør deg opp en mening om situasjonen
  • Ta kontroll over situasjonen og sikre åstedet
  • Få tak i en/flere assistent(er)
  • Lag plass til pasienten(e)
  • Gi livreddende førstehjelp om nødvendig
  • Varsle arenaleder eller nærmestegruppeleder
  • Fortsett arbeidet på̊ skadestedet til hjelp kommer

 

DIN OPPTREDEN ER VIKTIG

  • Opptre rolig
  • Presenter deg
  • Hvis mulig, bring pasienten til et rolig sted
  • Vær forståelsesfull
  • Forlat aldri pasienten alene
  • Det er førstehjelpsskrinn på̊ festivalbasen, og i lavvoen

[:]