Reglement og vilkår 2023

(Oppdatert versjon for 2024 kommer i løpet av mars 2024)

Trondheim Management ønsker å arrangere et julemarked som gir en fin førjulsstemning og en herlig opplevelse til alle våre utstillere og til alle som er involvert. Sammen håper vi å skape gode minner til alle besøkende i «Julebyen Trondheim».

Søknad og produkter
Trondheim Management ønsker et ekstra fokus på et balansert mangfold i vareutvalget på Julemarkedet. Det ønskes at produktene er laget med en særegen identitet fremfor produkter som er masseproduserte. Utstillere som produserer kunst- og håndverksprodukter, egenprodusert mat, gaveartikler eller juledekor oppfordres til å søke om salgsplass.

Det vil legges ut 3 ulike søknadsskjemaer på nettsiden vår som åpnes i slutten av mars 2024/ starten av april 2024:
-Søknadsskjema for ordinære utstillere
-Søknadsskjema for Lokalmatutstillere*
-Søknadsskjema for Dagsutstillere**

Søkere fra ordinært søknadsskjema og lokalmatutstillere har mulighet for å søke plass for hele perioden, alternativt halve perioden.

*For lokalmatprodusenter og foredlere fra Trondheim, Trøndelag og Norge. Må fylle kravene for produksjon av lokalmat.

**For småprodusenter med en årsomsetning under 70.000. Kan søke plass for 1-5 dager.

Dersom utstiller er usikker på hvilket av skjemaene som skal fylles ut, eller trenger veiledning til å fylle ut selve skjemaet: ta kontakt med utstilleransvarlig.

Arrangøren vil gå gjennom alle søknadsskjemaer for å sjekke at søknadsskjemaene er rett fylt ut og evt. ta kontakt ved mangelfull informasjon.
Alle som sender inn søknad vil få svar på søknaden sin innen 16.august 2024 via E-post. Dersom søknaden er godkjent, vil påmeldingsgebyr og hoved-faktura bli sendt i løpet ac august/ starten av september. Alt av fakturaer må være betalt før markedet starter.

Det er kun tillatt å selge produkter som er blitt godkjent i søknaden. Arrangøren har anledning til å avvise produkter og evt. justere areal og antall/ hvilke dager i søknaden. Trondheim Management vektlegger søknader utfra lengde på salgsperiode, samt produkter som samsvarer med Julemarkedets profil.

Alle produkter som selges på markedet skal ha synlig pris. Veiledning for hvordan pris skal føres opp finner du HER.

NB: Påmelding til Julemarkedet i Trondheim er bindende. Dersom du ønsker å trekke din søknad fra Julemarkedet underveis, gi beskjed til utstilleransvarlig. Dersom du får godkjent plass, er siste mulighet for å avbestille plassen sin/ trekke søknaden sin 16.august 2024.
Påmeldingsavgiften blir ikke refundert, og etter 16.august blir ingen av fakturaene refundert. Les avsnittet for «avbestilling» for mer info. Får du avslag på søknaden din, får du ikke påmeldingsavgift eller andre utgifter knyttet til søknaden din.

Kjekt å vite:

—————-

Betaling
Utstiller som får tilbudt plass, vil bli informert av arrangør i midten av august. Arrangør vil sende ut faktura etter dette og ved betaling av denne, er plassen sikret. Om fakturaen ikke betales innen fristen, frasier man seg automatisk den tildelte plassen. Påmeldingen er bindende.

Dersom man er nødt å trekke seg grunnet sykdom, må utstilleransvarlig kontaktes snarest og innen 1.oktober. gyldig legeerklæring må vises frem. Sykdom som varsles om etter dette vil i hovedsak ikke bli refundert. Vi oppfordrer derfor om at man har egne forsikringer som kan evt. dekke dette.

Leie av salgsplass
Alle standplasser inkluderer telt/ tre-bod. Det er ikke tillatt å bruke eget telt eller stand inne på arenaen. Alle telt og standplasser er sikret gjennom våre levrandører og utstillere må følge retningslinjene og reglene som blir pålagt av arrangør for å ivareta sikkerheten. Utstiller er selv ansvarlig for eventuelle skader som påføres tre-bod/ telt. Fremleie av utstillerplassen er ikke tillatt. Telt og tre-boder som leies av julemarkedet skal tilbakestilles til den standen de var i ved Julemarkeds-start. Forsøpling, søl, spiker, skruer og lignende som har blitt benyttet skal vaskes og/eller fjernes. Med mislighold av dette vil gebyr for renhold eller reparasjoner bli ettersendt.

Innhold på standplass
Trebod:
Lengde:2,9 meter
Bredde: 2,4 meter
Dette er små trehytter hvor det er innebygd 3 salgsdisker. Det er også mulighet for å ta med en egen hengelås for å låse døren ved stengetid. Lysdekor på trekanten i front.

Topptelt:
3meter x 3meter
Dette er et eget telt til utstilleren. Teltet inkluderer 2 salgsbord og gulv. 1 lyslenke rundt rammen inne i teltet. Sløyfer til dekor for telt-duken.

Plass i lokalmatteltet
3meter x 3 meter / 6meter x 3meter / 9meter x 3 meter. Dette er en tom plass. Strøm lagt opp klart til utstiller ved ankomst. Noe felles lysdekor i taket.

——————

Presentasjon av salgsplass
Trondheim Management ønsker et felles uttrykk som skaper en god stemning og helhet for Julemarkedet. Derfor er det viktig at alle følger retningslinjer for dekor. Utstillere forplikter seg til at man dekorerer i en stil som samsvarer med typisk «julestemning». Valg av bekledning, lysbruk og skilt er av eksempler som har stor betydning for helhetsinntrykket.
Plakater/skilt skal ha en utforming som passer til profilen på Julemarkedet og produktene som selges. Vi ønsker gjerne plakater i treskilt. Plakater i selvlysende farger og Neonlys er ikke passende med julemarkedets profil. Utstillere må selv sørge for ekstra lys inne i tre-bod / telt. Det er derfor viktig at man sjekker hvor mye lys som finnes på standplassen, sammen med ekstra skjøteledning som er egnet til utendørsbruk og har varme lys-toner. Levende lys er ikke tillatt. Julemarkedet vil stille med noe dekor og hver utstiller plikter til å bruke denne som anvist. Utstiller er selv ansvarlig for montering og demontering av egen vare-utstilling og at det er ryddig og rent inne og utenfor salgs-plassen sin. Vi oppfordrer alle utstillere til å gå igjennom varebeholdning slik at man er sikker på å ha nok varer til alle dagene man står på Julemarkedet.

————

Markedsføring
Alle utstillere vil bli markedsført gjennom nettsidene til Julemarkedet i Trondheim og sosiale medier. Julemarkedet vil også bli markedsført gjennom papiraviser og andre plattformer. Alle godkjente utstillere på Julemarkedet i Trondheim kan benytte seg av logopakken som gjøres tilgjengelig på Julemarkedets hjemmeside. Utstillere akn markedsføre sin deltagelse på Julemarkedet i egne kanaler. For å unngå forvirring blant publikum er det ikke tillatt å opprettholde Facebook-arrangement som heter «Julemarkedet i Trondheim». Vareprøver og reklamemateriell kan kun deles ut fra egen salgsplass. Arrangøren forbeholder seg retten til å fjerne uegnet reklame.

Grønt arrangement
i 2023 ble Trondheim Management et Miljøfyrtårn. Det vil derfor være et ekstra fokus på avfallshåndtering, krav til leverandører og samarbeidspartere. Vi ber også om at utstillere som selger fiskeprodukter o.l. sjekker rødlista HER mtp. produktutvalg, samt går gjennom hva som brukes av emballasje intert og ut til publikum. Vi oppfordrer alle utstillere til å se på muligheter for donasjon/ tilbud siste timen av overskuddsmat/ overskuddsvarer.
Endring av pris på produkter kan kun skje siste timen av markedet og det skal være synlig prissetting.

——–

Avfallshåndtering
Det vil være et ekstra stort fokus på avfallshåndtering. Det vil være ulike containere og komprimatorer på arenaen som er merket til ulike typer sortering. Det skal ikke oppbevares unødvendig avfall på og rundt salgsplass da dette utgjør en brannfare, samt som vi ønsker en fin og ryddig arena. Utstiller er selv ansvarlig for å fjerne avfall fra salgsplass og tømme i anviste containere før markedet starter, undervei ved behov og etter stengetid. Flytende avfall kastes også til henviste plasser. Etterlatt avfall på salgsplass vil føre til advarsel og kan føre til bøter på intill kr. 1500. Dersom en komprimator har stanset og man trenger veilledning for å starte denne opp igjen, ta kontakt med utstilleransvarlig.
———

Forsikring og kontantomsetning
Utstilleren er ansvarlig for evt. forsikring av varene under Julemarkedet, og Trondheim Management fraskriver seg ansvar for utstillers eiendom. Utstiller forplikter seg videre til å sette seg inn i og etterleve regelverket om dokumentasjon av kontantomsetning. Regelverket er beskrevet i Skatt Midt-Norges brosjyre om kontantsalg.

Mattilsynet
Ved salg av matvarer må produsenten sørge for nødvendige tillatelser hos Mattilsynet når det gjelder produksjon og godkjent produksjonssted. Innmelding til Mattilsynet om salg av mat på Julemarkedet gjøres av arrangøren. For å kunne registrere seg hos Mattilsynet må man ha norsk organisasjonsnummer med registrert adresse i Norge.

Sikkerhet
Tillatelse til grilling/steking skal innhentes på forhånd fra arrangør og alle utstillere plikter å ha brannslokkeutstyr på salgsplassen. Julemarkedet sørger for vakthold på området, men tar ikke ansvar for produkter/personlige eiendeler.

Kjøretøy og parkering
Det er ikke tillatt med transport eller parkering med bil/tilhenger på markedsområdet eller fortau i åpningstiden. Brudd på regel kan føre til bøter fra Trondheim Parkering. Utstilleren må selv ordne med parkering på regulerte parkeringsplasser.

Opp- og nedrigg
Opp- og nedrigg for utstillere skal foregå til bestemte tider. Utstillere kan ankomme markedet kl. 16.00 , dagen før åpning. Nedrigg skal ikke starte før kl. 19.00 siste salgsdag. Registrerer arrangør nedrigg før kl 19.00 medfører dette en bot på kr. 1500 eks. mva.

Når utstiller forlater salgsplassen skal den etterlates fri for dekorasjoner, strips, spiker o.l. For utstillere som serverer mat og drikke skal salgsplassen etterlates uten matrester og søl. Dersom dette ikke overholdes forbeholder arrangøren seg retten til å foreta nødvendig oppryddingsarbeid for utstillers regning.

Strøm
For å unngå strømbrudd under Julemarkedet er det viktig at alle utstillere benytter seg av strømkabler som er tilpasset utendørsbruk og ikke bruker mer strøm enn hva som er bestilt.

Oppmøte
Det forventes at utstiller møter opp og holder åpent til anviste åpningstider hver dag under julemarkedet. Ved mislighold av dette vil utstiller miste plassen sin ved markedet. Påmeldingsgebyr og standplassleie vil ikke bli refundert. En eventuell beslutning om å stenge markedet ved dårlig vær tas av arrangøren og ikke av den enkelte utstiller.

Rapportering av omsetning 
Alle utstillere er pliktige til å rapportere omsetningstall til Julemarkedet. Det blir sendt ut et evalueringsskjema i etterkant av arrangementet hvor dette skal fylles inn. Julemarkedet i Trondheim tilrettelegger for rapportering. Trondheim Management benytter denne informasjonen for å forbedre julemarkedet med tanke på plassering og vareutvalg. Alle omsetningstall er konfidensielle og vil kun bli brukt internt.

Opptreden
Trondheim Management aksepterer ikke under noen omstendighet rasisme, diskriminering eller seksuell trakassering. Utstillere som i ord eller handling opptrer på en slik måte, vil umiddelbart bortvises fra markedet og mister sin plass som utstiller og nektes videre salg i regi av Trondheim Managements arrangementer. De vil videre fjernes fra markedsføringsmateriell og/eller eksponering i sosiale medier.

I forbindelse med kontraktsinngåelsen aksepterer utstiller at en slik reaksjon ikke vil gi rett på refusjon, kompensasjon eller erstatning. Forholdene vil også rutinemessig anmeldes til politiet.

Force majeure

Dersom Julemarkedet i Trondheim på grunn av force majeure, altså uforutsette forhold som brann, flom eller lignende, ikke kan gjennomføres, vil ikke innbetalt beløp bli refundert.