19. Nov 2015

Reglement og vilkår

Les hele invitasjonen her

Åpningstider
Julemarkedet 2020 arrangeres 4.-20. desember. Åpningstidene er hver dag kl. 11-19. Utstiller forplikter å holde seg til oppsatte åpnings- og lukketider under hele markedet.

Søknad og produkter
Arrangør ønsker et balansert mangfold i vareutvalg og produkter med identitet og sjel framfor masseproduserte. Utstillere med kunst- og håndverksprodukter, egenprodusert mat eller juledekor/gaveartikler oppfordres til å søke på salgsplass. Ingen utstillere blir godkjent før søknadsskjemaet foreligger i ferdig utfylt stand.

Det er kun tillatt å selge de produkter som er blitt oppført i en godkjent søknad. Arrangøren har anledning til å avvise produkter og evt. justere areal og antall dager det er søkt om. Utstillere vil hovedsakelig bli prioritert etter lengde på salgsperioden (antall dager på Julemarkedet). Utstilleren vil få tilbud om plass pr. e-post.

Betaling
Utstilleren bekrefter plassen som er tilbudt ved å betale påmeldingsgebyret innen fristen. Betalingsfrist er 14 dager. Utstiller kan frasi seg plassen innen 1.september. Etter denne datoen er påmeldingen bindende og det er ikke mulig å få leiesummen refundert.

Leie av salgsplass

 
Julemarkedet stiller med teltløsninger og boder. Det er ikke tillat å bruke egen stand/telt inne på arenaen med unntak på grillplassene til Bondens marked. Utstillere skal følge de retningslinjer og regler som blir pålagt av arrangør for å ivareta sikkerheten. Utstiller er ansvarlig for eventuelle skader som påføres bod og telt. Fremleie av utstillerplassen er ikke tillatt. 

Presentasjon av salgsplass
Det er en betingelse for deltakelse på markedet at utstillerne dekorerer salgsplassene sine og skaper julestemning. Valg av bekledning, lysbruk og skilting har stor betydning for helhetsinntrykket. Plakater/skilt skal ha en utforming som passer til profilen på markedet og produktene. Plakater i selvlysende farger passer eksempelvis ikke med Julemarkedets profil. Utstillerne må selv sørge for ekstra lys inne i bod og telt, samt evt. skjøteledning. Det er ikke tillatt med levende lys. Utstiller er ansvarlig for montering og demontering av egen vare-utstilling og at det er ryddig både inne i og utenfor egen salgsplass.

Markedsføring
Alle godkjente utstillere på Julemarkedet kan benytte seg av logopakken som gjøres tilgjengelig på Julemarkedets hjemmeside. Utstillere kan markedsføre sin deltagelse på Julemarkedet i egne kanaler. For å unngå forvirring blant publikum er det ikke tillatt å opprette Facebook-arrangement som heter «Julemarkedet i Trondheim». Vareprøver og reklamemateriell kan kun deles ut fra egen salgsplass. Arrangøren forbeholder seg retten til å fjerne uegnet reklame.

Avfallshåndtering
Det skal ikke oppbevares unødvendig avfall på og rundt salgsplass da dette utgjør en brannfare. Utstiller er selv ansvarlig for å fjerne avfall fra salgsplass og tømme det i anviste kontainere. Etterlatt avfall på salgsplass kan føre til advarsel og bøter inntil kr. 1500.

Forsikring og kontantomsetning


Utstilleren er ansvarlig for evt. forsikring av varene under Julemarkedet. Utstiller forplikter seg videre til å sette seg inn i og etterleve regelverket om dokumentasjon av kontantomsetning. Regelverket er beskrevet i Skatt Midt-Norges brosjyre om kontantsalg.

Mattilsynet
Ved salg av matvarer må produsenten sørge for nødvendige tillatelser hos Mattilsynet når det gjelder produksjon og godkjent produksjonssted. Innmelding til Mattilsynet om salg av mat på Julemarkedet gjøres av arrangøren. For å kunne registrere seg hos Mattilsynet må man ha norsk organisasjonsnummer med registrert adresse i Norge.

Sikkerhet
Tillatelse til grilling/steking skal innhentes på forhånd fra arrangør og alle utstillere plikter å ha eget egnet brannslokkeutstyr på salgsplassen. Julemarkedet sørger for vakthold på området, men tar ikke ansvar for produkter/personlige eiendeler.

Kjøretøy og parkering 
Det er ikke tillatt med transport eller parkering med bil/tilhenger på markedsområdet eller fortau i åpningstiden. Brudd på regel kan føre til bøter fra Trondheim Parkering. Utstilleren må selv ordne med parkering på regulerte parkeringsplasser.

Opp- og nedrigg
Opp- og nedrigg skal foregå til bestemte tider. Opprigg starter torsdag 3. desember kl. 16.00. Nedrigg skal ikke starte før kl. 19.00 siste salgsdag. Registrerer arrangør nedrigg før kl 19.00 medfører dette en bot på kr. 1500 eks. mva.

Når utstiller forlater salgsplassen skal den etterlates fri for dekorasjoner, strips o.l. For utstillere som serverer mat og drikke skal salgsplassen etterlates uten matrester og søl. Dersom dette ikke overholdes forbeholder arrangøren seg retten til å foreta nødvendig oppryddingsarbeid for utstillers regning.

Strøm
For å unngå strømbrudd under Julemarkedet er det viktig at alle utstillere benytter seg av strømkabler som er tilpasset utendørsbruk og ikke bruker mer strøm enn hva som er bestilt.

Oppmøte
Dersom utstilleren ikke møter opp innen kl 12 sin første salgsdag, mister denne retten til salgsplassen. For hele perioden. Påmeldingsgebyr og standplassleie vil ikke bli refundert. En eventuell beslutning om å stenge markedet ved dårlig vær tas av arrangøren.

Rapportering av omsetning

 
Alle utstillere er pliktige til å rapportere omsetningstall til Julemarkedet. Det blir sendt ut et evalueringsskjema i etterkant av arrangementet hvor dette skal fylles inn. Julemarkedet i Trondheim tilrettelegger for rapportering.

Koronapandemien

Julemarkedet er kjent med den unntakstilstand som nå råder i samfunnet med blant annet pålegg om å avlyse/ begrense arrangementer og begrense antall personer som deltar. Dersom myndighetenes restriksjoner ikke er opphevet innen 4. oktober 2020, vil Julemarkedet vurdere om arrangementet fortsatt kan gjennomføres med gjeldende restriksjoner på dette tidspunkt. Dersom restriksjonene ikke kan bli overholdt, blir Julemarkedet avlyst/utsatt. Partene kan ikke kreve noe av hverandre ved slik terminering av kontrakt. Det samme gjelder dersom utstiller i tiden før eller under Julemarkedet har eller vil få innreiseforbud til Norge eller via et tredjeland på vei til Norge, eller innelands i Norge, som følge av offentlige pålegg.

Skulle en utstiller av ulike årsaker velge å kansellere sin bestilling på standplass etter påmelding men innen den
4. oktober, blir påmeldingsgebyret og leiepris ikke refundert.

Skulle Julemarkedet måtte avlyse/utsette årets arrangement p.g.a. myndighetenes restriksjoner, så blir påmeldingsgebyr og leiepris refundert.

Force majeure
Dersom Julemarkedet i Trondheim på grunn av force majeure: Uforutsette forhold, brann, flom eller lignende ikke kan avvikles, vil ikke innbetalt beløp bli refundert.

Les hele invitasjonen her